إضافة فرصة بيع جديدة

مرحبا بكم في سلسلة شروحات نظام إدارة علاقات العملاء، من سوفت لومر. في هذه الحلقة نضيف فرصة بيع جديدة خطوة بخطوة، ونشرح كل حقل: ماذا نكتب فيه، ولماذا.

نبدأ من شاشة «مخطط سير العمل». كل عمود فيها مرحلة من مراحل البيع، وكل بطاقة فرصة عليها اسمها، والقيمة المتوقعة، واسم العميل.

ويعرض الفلتر «مخطط سير عملي» الفرص المسندة إليك أنت، حتى يركز كل مندوب على عملائه.

لإضافة فرصة نضغط زر «جديد»، فتظهر بطاقة إضافة سريعة في عمود «جديد»: الاسم، والعميل، والجوال، والقيمة المتوقعة. وهي مناسبة حين تكون مستعجلا.

لكننا سنستخدم النموذج الكامل لنشرح كل حقل: نغلق البطاقة، وننتقل إلى عرض القائمة، ثم نضغط «جديد».

هذا نموذج الفرصة الكامل. في أعلاه أزرار سريعة: الواتساب، والاتصال، والملاحظات، وعروض الأسعار. وتحتها شريط المراحل، الذي يبين أين وصلت الفرصة.

أول حقل هو اسم الفرصة. ننصح بصيغة ثابتة: نوع الوحدة وعدد الغرف، ثم اسم المشروع. هكذا يعرف أي زميل طلب العميل من نظرة واحدة.

في «الإيرادات المتوقعة» نكتب قيمة الصفقة التقريبية، وهي غالبا سعر الوحدة التي يسأل عنها العميل. وهذا الرقم يدخل في توقعات المبيعات وتقارير المدير.

وفي «جهة الاتصال» نكتب اسم العميل. إن كان مسجلا من قبل ظهر في القائمة فنختاره، وإن كان جديدا نختار «إنشاء»، فيحفظ في دليل العملاء.

والبريد الإلكتروني اختياري. أما رقم الجوال فمهم، ومنه يعمل زرا الاتصال والواتساب. ولنفترض أن العميل أعطانا رقما مسجلا من قبل عند مندوب آخر.

لاحظ أن النظام نبهنا فورا بزر «عميل مهتم مشابه» في الأعلى، وسنرى بعد قليل ماذا يحدث عند الحفظ.

وفي «المشروع» نحدد المشروع الذي يهتم به العميل. وهذا الحقل مهم، فعليه تبنى تقارير الطلب على المشاريع في لوحة المعلومات.

وحقل «المندوب» يملأ تلقائيا باسمك، فالفرصة مسندة إليك من لحظة إنشائها.

و«إقفال متوقع» هو التاريخ الذي تتوقع فيه إتمام الصفقة، وهو اختياري. أما النجوم فتحدد أولوية الفرصة: كلما زاد عددها كانت الفرصة أهم.

أما «تاريخ الإنشاء» و«آخر متابعة» فيسجلهما النظام تلقائيا.

وأهم حقل للمندوب هو «المتابعة القادمة»: نحدد فيه موعد الاتصال التالي بالعميل. وفي ذلك اليوم تظهر الفرصة تلقائيا في «مهام اليوم»، فلا ينسى أي عميل.

وحقل «المرحلة» ينقل الفرصة بين المراحل، ولا تظهر فيه إلا المراحل المتاحة لفريقك. ونتركها الآن في «جديد» حتى نتواصل مع العميل.

وانتبه: بعد أن تخرج الفرصة من مرحلة «جديد» لا يستطيع المندوب إعادتها إليها، وإنما يطلب ذلك من مدير المبيعات.

وفي «طريقة الدفع» نحدد ما اتفقنا عليه مع العميل: نقدي أو تمويل بنكي. وعميلنا سيشتري بتمويل بنكي، فنختار «بنك».

وفي أسفل النموذج تبويبات: «الملاحظات» لسجل المكالمات والزيارات، ونخصص له الحلقة القادمة، ثم «تفاصيل العقار»، و«جهات الاتصال».

في «جهات الاتصال» نسجل مصدر العميل: هل جاء من سناب شات، أم تيك توك، أم الموقع، أم اتصال مباشر؟ فبهذا الحقل يعرف المدير أي قناة تجلب العملاء.

وأخيرا نضغط أيقونة الحفظ. وهنا يمنع النظام التكرار: يخبرك أن الرقم مسجل على فرصة قائمة، ويذكر اسمها ورقمها والمندوب المسؤول عنها، حتى لا يتصل بالعميل نفسه أكثر من مندوب.

نصحح الرقم إلى رقم عميلنا الجديد ونحفظ مرة أخرى، فتحفظ الفرصة، ويسجل النظام في سجلها كل تغيير ومن قام به.

وعند الرجوع إلى مخطط سير العمل، نجد الفرصة الجديدة في عمود «جديد»، جاهزة للمتابعة.

بهذا أضفنا فرصة كاملة البيانات. وفي الحلقة القادمة نسجل أول مكالمة مع العميل، ونرى كيف يغير النظام مرحلة الفرصة تلقائيا. كان معكم فريق سوفت لومر، شكرا لمتابعتكم.