توزيع الفرص واستيراد العملاء

مرحبا بكم في الحلقة الخامسة من شروحات نظام إدارة علاقات العملاء، من سوفت لومر. في هذه الحلقة نوزع الفرص الجديدة على المندوبين تلقائيا، ونستورد قائمة عملاء من ملف Excel.

لدينا ست فرص جديدة من حملة إعلانية، ولم تسند بعد لأي مندوب، فعمود «مندوب المبيعات» فارغ.

ولكي لا يوزعها المدير يدويا كل يوم، ننشئ قاعدة توزيع: من «التهيئة»، ثم «قواعد التوزيع»، ثم «جديد».

نكتب اسم القاعدة، ثم نختار طريقة التوزيع. وهي أربع: بالدور، فتذهب كل فرصة للمندوب التالي؛ وتقسيم متساو؛ وحسب السعة، فيأخذ الأقل حملا أولا؛ وحسب الأداء، بأوزان يحددها المدير.

و«الحد الأقصى لكل مندوب في اليوم» يمنع إغراق مندوب واحد بالفرص، والصفر يعني بلا حد.

ثم المراحل: نوزع الفرص التي في مرحلة «جديد»، ونبقيها بعد الإسناد في «جديد» ليبدأ المندوب الاتصال.

أما «إعادة إسناد الفرص المعينة» فنتركه مطفأ: فلا يوزع النظام إلا الفرص التي ليس لها مندوب، ولا يسحب من أحد فرصا يعمل عليها.

وفي تبويب «المندوبون» نختار المشاركين في التوزيع.

أما تبويب «الأوزان الخاصة» فلطريقة «حسب الأداء»: المندوب الذي وزنه اثنان يأخذ ضعف غيره. ثم نحفظ القاعدة.

ولكي تعمل القاعدة نختارها في «الإعدادات»، في خانة «قاعدة توزيع الفرص النشطة»، ثم نحفظ الإعدادات.

ويعمل التوزيع تلقائيا مرة كل يوم. ويمكن تشغيله فورا: نفتح القاعدة ونضغط «توزيع الآن».

وعند العودة إلى الفرص الست نجدها وزعت على المندوبين الثلاثة بالدور.

ولاستيراد قائمة عملاء، مثل عملاء معرض عقاري، نفتح «المبيعات»، ثم «استيراد الفرص».

نرفع ملف Excel فيه عمودا الاسم والجوال، ويتعرف النظام على العمودين تلقائيا، ويعرض معاينة قبل أي حفظ.

ثم نختار المندوب المسؤول عن هذه الفرص، ونوع الاستيراد: جهات اتصال، أو فرص، أو كلاهما.

وفي المعاينة يعد النظام السجلات: الصالحة، والمكررة لأنها مسجلة من قبل، وغير الصالحة كالرقم الناقص. فلا يستورد عميل مرتين.

ثم نضغط «استيراد البيانات» ونؤكد، فتنشأ الفرص الصالحة مسندة إلى المندوب، ويتخطى المكرر وغير الصالح.

هكذا تصل كل فرصة جديدة إلى مندوب، دون تدخل يدوي، ودون تكرار. وفي الحلقة القادمة نتعرف على التقارير وتحليل المبيعات. كان معكم فريق سوفت لومر، شكرا لمتابعتكم.